关于印发《关于青浦区国动办内部控制规范相关业务简易流程》的通知
QD720100020230004
主动公开
青国动〔2023〕11号
上海市青浦区人民政府
2023.10.17
机关各科室、管理保障中心：
为进一步加强本单位内部控制管理，根据《青浦区国动办内部控制规范》（以下简称《规范》），同时结合外部环境和管理要求的不断提高，为推动内部控制制度的有效执行，方便机关科室、事业单位掌握和操作，综合科结合实际对机关科室、事业单位常用的业务流程进行了梳理，并简要进行说明，请机关科室、事业单位认真组织学习，熟悉掌握内控制度，切实履行相应职责，不断提高我办内部管理水平。
一、职责分工
单位负责人对本办内部控制的建立健全和有效实施负责，办分管领导对各自分管的部门实施内部控制负责。办党组会议是单位重大事项的决策机构。本办内部控制工作由综合科（财务室）牵头，办机关科室、事业单位为内部控制制度具体落实执行部门。
（一）综合科（财务室）：负责牵头建立本办内部控制体系，研究制定各项内部控制管理制度，组织协调办内部控制日常工作。综合科（财务室）为办预算管理、经费报销、财务管理、资产管理等业务的归口管理部门。
（二）办机关科室、事业单位：配合内部控制牵头部门对办相关的经济活动进行流程梳理，提出具体的内部控制措施和手段；认真执行内部控制管理制度，落实相关工作要求。
二、相关内控制度简化业务流程及说明
（一）预算编制
1.预算编制：编制下年度项目支出预算时，机关科室、事业单位根据实际业务需求，分项目填报《青浦区国动办项目支出预算申报表》（附件1），提供申请依据、合理预测资金需求、细化到三级明细，并同步编制《青浦区国动办项目绩效目标申报表》（附件2），与预算申报表同步交科室分管领导审核，同意后交办综合科（财务室）。综合科（财务室）汇总形成本办基本支出和项目支出预算初稿，提交办党组会议审议，经办党组对全办预算进行平衡，形成本办部门预算。
2.预算调整：年度预算执行中确需进行预算调整的，由机关科室、事业单位提出申请，并提供调整政策依据、年初预算未安排原因以及资金测算依据等明细材料，依次报科室分管领导、综合科（财务室）、办党组会议审核同意后，方可提交财政部门按规定程序办理。
（二）收支管理
1.支出审批：除水电等银行代扣支出和工资、社保、公积金外，其他所有经费支出均须办理支出审批手续。
（1）行政经费审批。做到事前审批，未走审批程序报批，一律不得报销。公务接待经分管领导同意后报综合科，原则上提前2天申请，并做好相应接待方案。下列情况一律不予公务接待，不属于本单位接待对象的、无公函的公务活动和来访人员、违反《关于进一步规范和加强节庆论坛展会等活动管理的意见》（沪委办发〔2013〕35号）的。接待用餐原则上安排在单位食堂工作餐，如需外出用餐的，须经分管领导同意，原则上不超过每人50元的标准，陪同人员10人以内的不超过2人。接待单位负责接待费用确认或结算工作。住宿标准为司局级500元/人/天、其他人员350元/人/天；司局级及其他人员安排单人间或标准间。本市市内联系工作的一般不安排住宿。退休职工生病住院慰问，原则上从退休费列支，金额不超过1000元，一次住院，限一次慰问。退休职工大病慰问，原则上从退休经费列支，一次慰问金额不超过2000元。退休职工去世，原则上给予不超过2000元的慰问金，另购买不超过200元的实物，从退休费列支。
（2）工会经费审批。建立工会独立银行帐户，坚持经费独立管理，并根据审定的预算，工会经费开支由工会主席审批。落实过节、生日发放少量慰问品。节日慰问品(法定节日即:元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节和国庆节)为符合中国传统节日习惯的用品和职工群众必需的生活用品等，不得购买发放党风廉政建设有关规定明令禁止的物品。工会可结合实际采取便捷灵活的发放方式，可以为实物或到指定地点限时领取确定物品的提货凭证，所发放的节日慰问品需附本人签收的清单，不可发放现金、购物卡等。工会可于会员生日当月给予慰问，每人每年不超过300元标准，可发放生日蛋糕等实物，也可以发放指定蛋糕店的蛋糕券。工会会员生育头胎时，基层工会可以进行实物慰问，标准每人不超过800元，生育二胎的，标准不超过1000元。工会会员生病住院，工会可以进行慰问。普通疾病慰问金标准每人每次不超过1000元，大病慰问金标准每人每次不超过2000元，一次住院，限慰问一次。工会会员去世，工会可给予一次性不超过3000元的慰问金，会员直系亲属(父母、配偶、子女)去世，工会可给予不超过1000元的慰问金，另可购不超过200元的实物。工会会员退休离岗，工会可以座谈会等形式进行欢送，并可发放不超过1000元的纪念品予以慰问，但不得购买有关规定明令禁止的物品。
（3）经费事前审批。大额度资金使用（预算未作具体安排的金额超5万元的支出；单项（批）5万元以上未经政府采购的资产购置和重大外包业务等支出）、公务接待活动、公务出差及计划外培训和会议等经济业务均须办理事前审批手续。各科室发生上述业务活动前，填制《青浦区国动办事前审批单》（附件3）、《青浦区国动办国内公务接待审批单》（附件4）《青浦区国动办国内公务接待清单》（附件5），由综合科（财务室）审核并经科室分管领导和主要领导（或授权的分管领导）审批，大额度资金支出应由办党组会议集体决策后审批。
（4）经费审批手续。经费支出原则上应在费用发生后的7 个工作日内办理报销手续。经办科室填制《青浦区国动办经费报销单》（附件6），由报销人和科室负责人签字确认，并将原始票据等报销凭证粘贴整齐后，连同事前审批单（如属事前审批业务）交综合科初审，经科室分管领导审核通过后报主要领导（或授权的分管领导）审批。
1.报销附件：原始票据必须真实、合法，各类要素必须填制规范、准确，签章完整。采购物品发票如未能列清明细品名、数量、单价，必须附具体明细清单，并由发票开具单位盖章。办理公务接待费、会议费、培训费、差旅费等费用报销时，必须严格按照本区相关管理办法的规定执行。采用公务卡结算的费用报销必须凭财务报销凭证及公务卡消费凭证办理报销业务。各类签订合同的经费支出，报销时应提供有关合同。
2.资金支付：严格按照本区国库集中收付改革要求，对于人员工资、政府采购项目及基本建设资金等支出采用财政直接支付方式或财政授权支付。严格执行《上海市预算单位公务卡强制结算目录》和《上海市预算单位现金结算目录（试行）》，强化公务卡使用管理。原使用转账方式结算的，可继续使用转账方式。除现金结算目录规定的支出项目外，确实不能使用公务卡及转账结算的，须书面报经单位主要领导（或授权的分管领导）签字同意后，方可使用现金结算。
（三）固定资产管理
1.资产配置：机关科室、事业单位在下年度预算编制时提出拟购置资产的品目、数量填列《青浦区国动办固定资产购置申请表》（附件7），报综合科（财务室）审核汇总，再报办党组会议集体决策审批，通过后将本办固定资产配置计划报相关部门审批同意，列入办部门预算。
2.资产领用：机关科室、事业单位领用固定资产时，填制《青浦区国动办固定资产领用单》（附件8），一式两联，第一联交综合科用于登记固定资产实物账，第二联由领用科室资产管理员登记《青浦区国动办科室固定资产管理台账》（附件9）。
3.资产使用:各科室应指定专人负责固定资产管理,科室资产管理员应认真登记科室固定资产管理台账，根据综合科的统一安排定期开展（每年不少于一次）本科室的固定资产清查盘点工作，做到账、卡、物三相符。固定资产维修由使用科室提出申请，填制《青浦区国动办固定资产维修报废申请表》（附件10），综合科根据有关规定，按照固定资产的实际情况落实维修。
4.资产处置：固定资产处置应严格履行审批程序，未履行审批手续的，不得处置。达到报废条件的固定资产，使用科室应填制《青浦区国动办固定资产维修报废申请表》（附件10），综合科会同专业部门提出处置意见，经办党组会议集体决策后，报区机管局处置。
（四）办公用品管理
1.物品采购：本办对物品采购工作，由综合科统一负责，其他科室和个人不得擅自采购。综合科管理员根据办公用品库存情况，填制《青浦区国动办低值易耗品采购申请单》（附件11），提出采购申请，经综合科负责人审批，报分管领导，由内勤人员组织采购。办公用品采购主要采取政府采购和一般零星采购两种形式。办公用品入库时，内勤人员根据供应商提供的物品清单核对入库并登记相应台账。
2.领用保管：所有办公用品的采购、保管、发放，均由综合科确定专人负责。各科室领用办公用品时必须登记《青浦区国动办办公用品领用申请单》（附件12），领用人领取办公用品，核对领取物品和领用单一致后，与综合科内勤人员分别签字确认。综合科年末对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。
（五）政府采购管理
1.采购申报：业务需求科室根据年度工作计划和资产配置情况，于部门预算编制时提出采购申请，编制采购计划和采购需求，采购预算编制应严格执行本区预算管理办法和资产配置标准，经科室分管领导审批后提交综合科审核汇总，编制下年度政府采购预算和计划。
2.采购实施：集中采购项目委托区政府采购中心采购；分散采购项目可以自行采购，也可以委托政府采购代理机构采购。业务需求科室准确完整的提出采购需求、确定具体采购方式填制《青浦区国动办政府采购审批单》（附件13），经综合科（财务室）对采购需求等情况进行审核后，报请科室分管领导审批，审批同意后按规定程序实施，确定中标或成交供应商。
3.采购验收：确定中标或成交供应商后,采购需求科室应及时组织签订合同，并按规定组织验收验货并出具验收报告，对重大采购项目，应成立验收小组，小组成员一般应由各科室、综合科和纪检派驻组等共同组成，必要时可以邀请相关专家或专业检测机构等第三方机构参与验收。
4.资金拨付：采购需求科室向综合科递交采购公告、中标通知书、采购合同、验收报告（第一次申请时）以及付款申请、原始发票等，由财务室按资金拨付规定及流程实行国库集中支付。
（六）合同管理
1.职责分工：合同管理实行行政主要领导负责制。对“三重一大”规定的重大事项涉及的合同，事前须提交办党组会议集体决策。综合科（财务室）是合同归口管理部门，重点负责合同订立的经济性审核和重大合同的法律性审核以及年终统一归档管理等工作。各科室对本科室订立的合同负责，具体负责合同订立的策划、调查、谈判、文本拟定、初审以及后续监督合同履行等工作。
2.比价制度：除实行政府采购外的采购预算金额大于（等于）5万元以上的采购行为须实行比价制度，即采购项目要有不少于三家的供应商参与比价。各科室根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低为原则确定成交供应商，并将比价过程中的相关资料妥善保存。
3.合同订立：对外发生经济行为，除金额小于1万元、分批采购集中付款的零星办公用品采购、即时结清的行为外，均应当订立书面合同。
（1）流程：经济合同实行流程单管理。业务科室起草合同后，填制《青浦区国动办合同流程单》（附件14），与合同一起交综合科（财务室）进行经济性、法律性审核，审核无误后提交科室分管领导和单位负责人审批。正式对外订立的合同应由单位负责人或授权人签名并加盖单位公章后方为有效。合同正本由综合科、相关科室备案一份。
（2）要素：起草合同时要做到合同要素齐全、条款内容完整、合同文字规范、表述严谨准确、合同金额公允、付款方式合理、违约责任明示、订立手续和形式完备等。
4.合同履行：合同双方应当遵循诚实信用原则严格履行合同，各科室要对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。
本通知仅对部分业务操作流程进行了简要说明。
附件：1.青浦区国动办项目支出预算申报表
2.青浦区国动办项目绩效目标申报表
3.青浦区国动办事前审批单
4.青浦区国动办国内公务接待审批单
5.青浦区国动办国内公务接待清单
6.青浦区国动办经费报销单
7.青浦区国动办固定资产购置申请表
8.青浦区国动办固定资产领用单
9.青浦区国动办固定资产管理台账
10.青浦区国动办固定资产维修报废申请表
11.青浦区国动办低值易耗品采购申请单
12.青浦区国动办办公用品领用申请单
13.青浦区国动办政府采购审批单
14.青浦区国动办合同流程单
上海市青浦区国防动员办公室
2023年10月17日