关于2014年度审计档案质量检查情况的通报

QC1201000-2015-021

主动公开

青审字(2015)40号

青浦区审计局

2015-10-30

          为了加强审计档案管理,进一步提高审计项目质量,2015年9月底,我局组织开展了2014年度审计项目档案检查。检查工作以《上海市审计局审计文件材料立卷归档操作规程》为标准,由综合科牵头,组织审计项目考核组成员以交叉互查的形式开展。现将检查发现的情况通报如下:

一、主要情况
本次检查采用抽查方式,共检查6个项目,包括:区水务局2013年度部门预算执行审计(财政科,以下简称水务局项目);区规土局局长经济责任审计(经责科,以下简称规土局项目);区绿容局2013年度部门预算执行审计(绩效科,以下简称绿容局项目);本区城镇保障性安居工程跟踪审计(经贸科,以下简称保障房项目);青浦练塘污水处理厂二期扩建工程竣工决算审计(投资科,以下简称练塘污水项目)、新建久业路工程竣工决算审计(投资科,以下简称久业路项目)。本次检查的范围和参与检查的人员涉及各业务科室,种类涵盖我局主要审计项目类型,力求通过本次检查全面地找出存在问题的类别,并把检查的过程当成是一次学习的机会,让大家思想上重视审计项目档案归集工作,脑海中深刻记忆检查发现的问题。
二、存在问题
从检查的总体情况来看,6个项目的审计案卷整体较规范,但在细节上均存在一些不足,具体表现在以下几个方面:
(一)归档文件材料齐全完整方面
1、审计机关制发的业务文书各次稿本未收集齐全。如缺少发文稿纸或领导修改稿,有的发文稿纸未印章。规土局、保障房、绿容局、练塘污水等4个项目分别存在上述情况。
2、重要文件材料缺少相关签名。如征求意见稿审计组长未签名,征求意见回复缺少被审计单位负责人签章,有的未签时间。规土局、保障房、绿容局等3个项目分别存在上述情况。
(二)审计工作底稿及相应审计证据的有效性方面
1、“审计实施方案确定的审计事项完成情况审核单”中的要素填写不规范,有漏写等现象。6个项目分别存在上述情况。
2、审计工作底稿上的“索引号”、“附件:共 页”等要索填写不完整,有的项目未填写。6个项目分别存在上述情况。
3、审计证明材料的盖章或签名不全。如审计送达回执缺少单位印章、部分取证材料缺少摘录人签名、被审计单位承诺不全,有的缺少时间,有的缺少财务主管签名。水务局、规土局、保障房、绿容局等4个项目分别存在上述情况。
(三)卷内用笔规范和案卷装订方面
1、卷内文件材料有使用铅笔等不规范用笔现象。水务局、规土局、保障房、绿容局、练塘污水等5个项目分别存在上述情况。
2、装订不规范。有的项目装了2份相同红头文件材料的现象、个别卷宗有掉页,未将纸张托裱在A4纸上。水务局、规土局、练塘污水、久业路等4个项目分别存在上述情况。
(四)案卷封面填写、页号编写方面
1、案卷封面填写不规范,文件密级未标注,有的审计时间填写错误,有的未填写审计通知书日期至红头报告日期。6个项目分别存在上述情况。
2、部分案卷漏标页。如有文字的资料未标注页号,大纸折页不符合要求,有对折装订情况。练塘污水、久业路等2个项目存在上述情况。
三、改进措施
(一)思想上要重视审计文件材料立卷归档工作,特别是注重立卷材料的细节。审计人员要在项目实施过程中就注重收集材料的规范性;归档人员要仔细检查每份归档材料,确保审计档案材料收集范围齐全、排列规则正确、立卷程序标准,不断提高审计档案质量,经得起“放大镜”的检验,经得起历史的考验。
(二)强化审计文件材料立卷归档规范的业务学习。平时审计人员要注重档案规范的自学,每年审计项目归档前要通过业务会议集中学习的方式,明确归档要求,提升审计人员规范治档的能力。
(三)严格履行审计文件材料归档工作岗位职责。审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制,审计组组长确定的立卷人在审计项目终结按立卷方法和规则进行归类整理后,业务科室负责人、档案检查人须进行认真审核;综合科要对每年移交的审计项目档案组织检查,发现问题及时整改。
希望各业务科室认真按照本次审计档案质量检查情况进行整改,举一反三,落实审计项目材料归档的规范要求,全面提高审计档案质量。