青浦区审计局关于印发《青浦区审计局内部控制规范相关业务简易流程》的通知

QC120010002024003

主动公开

2024-01-15

青审字〔2024〕3号

上海市青浦区审计局

2024-01-17


各科室:

       为进一步加强本单位内部控制管理,我局于2016年4月制定了《青浦区审计局内部控制规范(试行)》(以下简称《规范》),2018年进行了修订,根据近年来的实际执行情况,同时结合外部环境和管理要求的不断提高,局党组决定再次对《规范》进行了修订和完善。为推动内部控制制度的有效执行,方便各科室掌握和操作,局办公室结合实际对各科室常用的业务流程进行了梳理,并简要进行说明,请各科室认真组织学习,熟悉掌握内控制度,切实履行相应职责,不断提高我局内部管理水平。

       一、职责分工

       单位负责人对本局内部控制的建立健全和有效实施负责,局分管领导对各自分管的部门实施内部控制负责。局党组会议是单位重大事项的决策机构。本局内部控制工作由办公室牵头,局各科室为内部控制制度具体落实执行部门。

      (一)办公室:负责牵头建立本局内部控制体系,研究制定各项内部控制管理制度,组织协调局内部控制日常工作。办公室为局预算管理、经费报销、财务管理、资产管理等业务的归口管理部门。

      (二)局各科室:各科室配合内部控制牵头部门对局相关的经济活动进行流程梳理,提出具体的内部控制措施和手段;认真执行内部控制管理制度,落实相关工作要求。

       二、相关内控制度简化业务流程及说明

       (一)预算编制

       1.预算编制:编制下年度项目支出预算时,各科室根据实际业务需求,分项目填报《青浦区审计局项目支出预算申报表》(附件1),提供申请依据、合理预测资金需求、细化到三级明细,并同步编制《青浦区审计局项目绩效目标申报表》(附件2),与预算申报表同步交科室分管领导审核,同意后交局办公室。办公室汇总形成本局基本支出和项目支出预算初稿,提交局党组会议审议,经局党组对全局预算进行平衡,形成本局部门预算。

       2.预算调整:年度预算执行中确需进行预算调整的,由相关科室提出申请,并提供调整政策依据、年初预算未安排原因以及资金测算依据等明细材料,依次报科室分管领导、局办公室、局党组会议审核同意后,方可提交财政部门按规定程序办理。

      (二)收支管理

       1.支出审批:除水电等银行代扣支出和工资、社保外,其他所有经费支出均须办理支出审批手续。

      (1)事前审批。大额度资金使用(预算未作具体安排的金额超3万元的支出;单项(批)3万元以上未经政府采购的资产购置和重大外包业务等支出)、公务接待活动、公务出差及计划外培训和会议等经济业务均须办理事前审批手续。各科室发生上述业务活动前,填制《青浦区审计局事前审批单》(附件3)、《青浦区审计局国内公务接待审批单》(附件4)《青浦区审计局国内公务接待清单》(附件5),由局办公室审核并经科室分管领导和主要领导(或授权的分管领导)审批,大额度资金支出应由局党组会议集体决策后审批。

      (2)支出审批。经费支出原则上应在费用发生后的一个月内办理报销手续。经办科室填制《青浦区审计局经费报销单》(附件6),由报销人和科室负责人签字确认,并将原始票据等报销凭证粘贴整齐后,连同事前审批单(如属事前审批业务)交办公室初审,经科室分管领导审核通过后报主要领导(或授权的分管领导)审批。

       2.报销附件:原始票据必须真实、合法,各类要素必须填制规范、准确,签章完整。采购物品发票如未能列清明细品名、数量、单价,必须附具体明细清单,并由发票开具单位盖章。办理公务接待费、会议费、培训费、差旅费等费用报销时,必须严格按照本区相关管理办法的规定执行。采用公务卡结算的费用报销必须凭财务报销凭证及公务卡消费凭证办理报销业务。各类签订合同的经费支出,报销时应提供有关合同。

       3.资金支付:严格按照本区国库集中收付改革要求,对于人员工资、政府采购项目及基本建设资金等支出采用财政直接支付方式。严格执行《上海市预算单位公务卡强制结算目录》和《上海市预算单位现金结算目录(试行)》,强化公务卡使用管理。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。除现金结算目录规定的支出项目外,确实不能使用公务卡及转账结算的,须书面报经单位主要领导(或授权的分管领导)签字同意后,方可使用现金结算。

     (三)固定资产管理

       1.资产配置:各科室在下年度预算编制时提出拟购置资产的品目、数量填列《青浦区审计局固定资产购置申请表》(附件7),报办公室审核汇总,再报局党组会议集体决策审批,通过后将本局固定资产配置计划报相关部门审批同意,列入局部门预算。

       2.资产领用:各科室领用固定资产时,填制《青浦区审计局固定资产领用单》(附件8),交局办公室用于登记固定资产使用情况。

       3.资产使用:根据局统一安排定期开展(每年不少于一次)本单位的固定资产清查盘点工作,做到账、卡、物三相符。固定资产维修由使用科室提出申请,填制《青浦区审计局固定资产维修报废申请表》(附件9),办公室根据有关规定,按照固定资产的实际情况落实维修。

       4.资产处置:固定资产处置应严格履行审批程序,未履行审批手续的,不得处置。达到报废条件的固定资产,使用科室应填制《青浦区审计局固定资产维修报废申请表》(附件9),局办公室会同专业技术部门提出处置意见,经党组研究后,报经局主要领导或授权的分管领导审批同意后,报区机管局审批。

      (四)办公用品管理

       1.物品采购:本局办公用品采购工作,由局办公室统一负责,其他科室和个人不得擅自采购。办公室仓库管理员根据办公用品库存情况,填制《青浦区审计局低值易耗品采购申请单》(附件10),提出采购申请,经办公室主任审批通过后,由办公室相关人员组织采购。办公用品采购主要采取政府采购和一般零星采购两种形式。物品入库时,根据供应商提供的物品清单进行确认核对。

       2.领用保管:所有办公用品的采购、保管、发放,均由局办公室确定专人负责。各科室领用办公用品时必须登记《青浦区审计局办公用品领用申请单》(附件11),领用人领取办公用品,核对领取物品和领用单一致后,与仓库管理员分别签字确认。仓库管理员根据领用申请单登记出库台账。办公室年末对库存办公用品进行盘点,确保账实相符。

      (五)政府采购管理

       1.采购申报:业务需求科室根据年度工作计划和资产配置情况,于部门预算编制时提出采购申请,编制采购计划和采购需求,采购预算编制应严格执行本区预算管理办法和资产配置标准,经科室分管领导审批后提交办公室审核汇总,编制下年度政府采购预算和计划。

       2.采购实施:集中采购项目委托区政府采购中心采购;分散采购项目可以自行采购,也可以委托政府采购代理机构采购。业务需求科室准确完整的提出采购需求、确定具体采购方式填制《青浦区审计局政府采购审批单》(附件13),经办公室对采购需求等情况进行审核后,报请科室分管领导审批,审批同意后按规定程序实施,确定中标或成交供应商。

       3.采购验收:确定中标或成交供应商后,采购需求科室应及时组织签订合同,并按规定组织验收验货并出具验收报告,对重大采购项目,应成立验收小组,小组成员一般应由各科室、办公室和纪检组等共同组成,必要时可以邀请相关专家或专业检测机构等第三方机构参与验收。

       4.资金拨付:采购需求科室向办公室递交采购公告、中标通知书、采购合同、验收报告(第一次申请时)以及付款申请、原始发票等,由办公室按资金拨付规定及流程实行国库集中支付。

       (六)合同管理

       1.职责分工:合同管理实行行政主要领导负责制。对“三重一大”规定的重大事项涉及的合同,事前须提交局党组集体讨论决策。办公室是合同归口管理部门,重点负责合同订立的经济性审核和重大合同的法律性审核以及年终统一归档管理等工作。各科室对本科室订立的合同负责,具体负责合同订立的策划、调查、谈判、文本拟定、初审以及后续监督合同履行等工作。

       2.合同订立:对外发生经济行为,除金额小于1万元、分批采购集中付款的零星办公用品采购、即时结清的行为外,均应当订立书面合同。采购预算金额大于(等于)3万元以上的采购行为须经集体决策讨论确定。

      (1)流程:经济合同实行流程单管理。业务科室起草合同后,填制《青浦区审计局合同流程单》(附件14),与合同一起交办公室进行经济性、法律性审核,审核无误后提交科室分管领导和单位负责人审批。正式对外订立的合同应由单位负责人或授权人签名并加盖单位公章后方为有效。合同正本由办公室、相关科室备案一份。

     (2)要素:起草合同时要做到合同要素齐全、条款内容完整、合同文字规范、表述严谨准确、合同金额公允、付款方式合理、违约责任明示、订立手续和形式完备等。

       3.合同履行:合同双方应当遵循诚实信用原则严格履行合同,各科室要对合同履行实施有效监控,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,确保合同全面有效履行。

      本通知仅对部分业务操作流程进行了简要说明,各项业务具体流程及要求详见《青浦区审计局内部控制规范》。

       附件:1.青浦区审计局项目支出预算申报表

                 2.青浦区审计局项目绩效目标申报表

                 3.青浦区审计局事前审批单

                 4.青浦区审计局国内公务接待审批单

                 5.青浦区审计局国内公务接待清单

                 6.青浦区审计局经费报销单

                 7.青浦区审计局固定资产购置申请表

                 8.青浦区审计局固定资产领用单

                 9.青浦区审计局固定资产维修报废申请表

                10.青浦区审计局低值易耗品采购申请单

                11.青浦区审计局办公用品领用申请单

                12.青浦区审计局政府采购审批单

                13.青浦区审计局合同流程单

青浦区审计局

2023年11月22日