各镇社区管理办、街道社区服务办、各镇(街道)社会救助事务管理所：

为进一步健全本区城乡最低生活保障制度，规范最低生活保障档案管理，维护低保档案的完整与安全，提高社会救助工作管理水平，根据《民政部办公厅、国家档案局办公室关于加强最低生活保障档案管理的通知》、《上海市民政局关于印发<上海市城乡居民最低生活保障档案管理办法>的通知》(沪民救发[2012]32号)等文件要求，按照“档案管理实行分级管理，档案保管坚持基层为主”的工作原则，结合本区工作实际，规范低保档案整理归档工作，现将有关要求通知如下，请认真贯彻执行。

一、职责分工

市、区民政部门负责本行政区域内低保档案工作的组织和管理，并接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导；镇人民政府、街道办事处、镇(街道)社区事务受理中心、镇(街道)社会救助事务管理所负责本行政区域内低保档案工作的具体实施，并接受上级民政部门和档案行政管理部门的业务监督、指导和检查。

二、归档要求

（一）最低生活保障文件材料的归档范围

日常管理类：

1.低保工作方针政策、规定、制度；

2.低保工作年度计划、总结；

3.低保工作会议记录、纪要；

4.关于低保工作的请示、报告及上级机关的批复、复函等；

5.镇人民政府、街道办事处从事低保工作人员及社会救助协理员名册；

6.低保工作业务培训材料；

7.社会救助协理员培训材料；

8.社会救助协理员工作考核材料；

9.低保工作对象分类、资金统计等各类统计月报、年报表；

10.低保对象名册、动态管理统计表、年度统计表等；

11.停发、增发、减发低保金的汇总材料；

12.低保金或实物发放名册、清单；

13.低保对象家庭收入和财产及就业变化情况登记表、低保对象再就业介绍登记、低保对象技能培训登记等；

14.低保对象公示材料；

15.被走访低保对象的名单等材料；

16低保对象迁移证明存根；

17.低保对象来信来访材料；

18其他相关材料。

审批类：

1.社会救助调查审批表；

2低保对象复审材料；

3.低保对象救助申请书；

4.上海市社会救助申请表；

5.村(居)民身份证、户口簿复印件；

6.婚姻状况证明材料；

7.职工工资单（工资领取凭证）或职工收入情况证明及家庭收入其他证明材料；

8.家庭财产状况证明材料；

9.养老金领取凭证；

10.失业保险金领取情况证明；

11.就业或职业培训情况证明；

12.接受就业服务承诺书或就业双向承诺书；

13.劳动手册复印件；

14.丧失劳动能力鉴定书复印件；

15.残疾证复印件；

16.离婚家庭子女抚养费证明复印件；

17.准予救助通知书存根或不予批准救助通知书存根；

18.终止救助通知书存根；

19.救助对象迁移证明；

20.其他相关材料。

（二）归档时间和保管期限

当年形成的日常管理类档案由镇(街道)社会救助事务管理所归档并在次年6月底前向镇人民政府、街道办事处档案部门移交。审批类文件材料应在办理完毕后10日内收集、整理，由镇(街道)社会救助事务管理所归档保管，低保终止3年后向镇人民政府、街道办事处档案部门移交，由镇人民政府、街道办事处档案部门继续保管至低保终止后10年为止。会计档案由镇人民政府、街道办事处会计部门保管1年后向本单位档案部门归档。

日常管理类档案的保管期限由镇人民政府、街道办事处档案部门根据归档文件材料的重要程度和保存价值，参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》执行。日常管理类档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

审批类档案除不予救助的通知书、存根等材料保管期限为6个月外，均自低保终止之日起保管10年。

低保资金的预算、决算、划拨的原始凭证、账簿、财务报表等材料归入会计档案，保管期限按《会计档案管理办法》分为永久和定期两种，定期分为3年、5年、10年、15年、25年等五类。会计档案的保管期限从会计年度结束后的第一天算起。

三、保管要求

镇人民政府、街道办事处、镇(街道)社区事务受理服务中心、镇(街道)社会救助事务管理所应为档案保管提供必要的条件，采取必要的保管和保护措施，不断完善档案保管条件。按照档案管理的要求配备档案库房和必需的档案设施、设备，确保低保档案的安全。档案库房须符合防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等“八防”要求，存放音像档案、光盘须配备防磁柜，存放库房要有铁柜或者密集架。

低保档案保管期满后应及时进行鉴定。鉴定工作由镇人民政府、街道办事处档案工作负责人主持，会同镇人民政府、街道办事处档案部门工作人员、民政部门负责人及工作人员、镇(街道)社会救助事务管理所负责人及工作人员，以及上级民政部门档案人员组成鉴定组，定期对保管期满的低保档案进行鉴定，并提出处理意见。对确无继续保存价值的低保档案，应登记造册，经本单位主要负责人批准并报上级民政部门备案后按照国家有关规定销毁。销毁报告及销毁清册归入全宗卷保存。

低保档案保管期满后经鉴定，仍具有保存价值和典型意义的档案材料由区档案馆按适当比例抽样接收进馆。

镇人民政府、街道办事处档案部门、民政部门及镇(街道)社会救助事务管理所对低保档案收进、移出、利用、销毁等情况要及时登记，建立统计制度。

各镇人民政府、街道办事处民政部门应建立低保查阅利用制度，明确借用权限和程序。利用归还后，应及时归入档案室。个人凭本人有效身份证件可查阅本人低保档案信息；低保对象所在单位凭单位介绍信和经办人有效身份证件，可查阅本单位低保对象的低保档案或信息；上级机关、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作需要或办案需要，凭单位介绍信和经办人有效身份证件，可查阅低保档案或信息。查阅者须严格遵守保密制度和查档规定，尊重低保对象的隐私权，不得泄露和擅自公布档案内容。

低保档案不得出卖或用作其他用途，严禁擅自销毁。对需销毁的档案应逐件进行鉴定并编制销毁清册，指定专人指定地点销毁。销毁清册应归档永久保存。

四、建档操作方式

审批类档案按照“SP-区代号-镇(街道)代号-村（居）委会代号-档案袋顺序号”编制档号(见附件一)，按建档时间先后顺序排列，并编制档案目录（见附件二），填写档案袋（盒）封面项目内容及备考表（见附件三）。区、镇（街道）、村（居）委会代号一般为2位数字。

日常管理类档案按文书档案的整理方法进行整理，一般以“件”为保管单位，按问题（事由）结合时间进行整理、装订，按年度-保管期限编制顺序号。

审批类档案以“袋”为保管单位，一户一袋（见附件四）。袋内文件材料按件装订，按件编制目录，在首页正面右上角编写件号，按照归档范围条款的顺序排列，即办即归。复审材料应归入审批类档案。历次复审材料如无变化，可仅保留最近一次复审材料；如有变化，应将发生变化的材料与变化记录一并补充归档。

低保对象终止救助后再次享受低保所形成的档案应重新装袋整理、编号，并在档案目录的“备注”栏中标注前次低保档案袋号。

低保对象办理转移手续的同时办理“审批类”档案转移手续。转出部门不得扣留档案原件。档案的转递必须通过机要部门或从事低保工作的专职人员递送，不得交本人或其他人员携带。接收部门收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章。转入的低保档案可根据接收部门实际情况重新编号，并在档案目录的“备注”栏中标注前次低保档案袋号。

五、工作要求

（一）加强领导，高度重视

各镇人民政府、街道办事处民政部门应将低保档案管理纳入年度工作计划和议事日程，切实解决工作中存在的实际问题，将低保档案作为专业档案进行日常管理。

（二）严格归档，集中管理

反映最低生活保障工作活动且具有查考利用价值的文件材料，均应按规定由工作人员收集齐全，整理归档，集中管理，任何人不得据有或拒绝归档。

（三）规格规范，妥善保存

归档的文件材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

六、其他

本区重残无业、医疗救助、临时救助等其他救助类档案可参照本办法执行。

 

附件：1．低保审批类档案档号编制方法

附件：2．上海市城乡居民最低生活保障审批类档案目录样式

附件：3．上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋内备考表样式

附件：4．上海市城乡居民最低生活保障审批类档案袋样式

附件：5．上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒样式

附件：6．上海市城乡居民最低生活保障审批类档案档案盒脊样式

 

 

2016年11月16日