关于进一步规范最低生活保障等救助业务档案管理工作的通知
QA903620230110
主动公开
青民〔2023〕10号
上海市青浦区民政局
2023.03.17
各镇社区建设办、街道社区服务办、各镇(街道)社区事务受理服务中心:
为进一步夯实本区城乡最低生活保障等社会救助制度,规范救助业务档案管理,维护救助档案的完整与安全,提高社会救助工作管理水平,根据《民政部办公厅、国家档案局办公室关于加强最低生活保障档案管理的通知》、《上海市民政局关于印发<上海市城乡居民最低生活保障档案管理办法>的通知》(沪民救发〔2012〕32号)等文件要求,按照“档案管理实行分级管理,档案保管坚持基层为主”的工作原则,结合本区工作实际,进一步规范救助业务档案的日常收集和管理,现将有关要求通知如下,请认真贯彻执行。
一、职责分工
区民政部门负责本行政区域内低保等救助业务档案工作的组织和管理,并接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导;镇人民政府、街道办事处、镇(街道)社区事务受理服务中心负责本行政区域内城乡低保等救助业务档案工作的具体实施,并接受上级民政部门和档案行政管理部门的业务监督、指导和检查。
二、归档要求
(一)归档范围
日常管理类:
1.救助工作方针政策、规定、制度;
2.救助工作年度计划、总结;
3.救助工作会议记录、纪要;
4.关于救助工作的请示、报告及上级机关的批复、复函等;
5.镇人民政府、街道办事处从事救助工作人员及社区救助顾问名册;
6.救助工作业务培训材料;
7.社区救助顾问培训材料;
8.社区救助顾问工作考核材料;
9.救助工作对象分类、资金统计等各类统计月报、年报表;
10.救助对象分类名册、动态管理统计表、年度统计表等;
11.停发、增发、减发救助金的汇总材料;
12.救助金或实物发放名册、清单;
13.救助对象再就业介绍登记、对象技能培训登记等;
14.救助对象公示材料;
15.被走访救助对象的名单等材料;
16.救助对象迁移证明存根;
17.救助对象来信来访材料;
18.其他相关材料。
审批类:
1.救助业务申请表;
2.救助业务审核确认表(工作人员填写);
3.救助业务申请受理单(存根);
4.准予上海市(社会救助业务名称)通知书(存根);
5.不予确认上海市(社会救助业务名称)通知书(存根);
6.停止上海市(社会救助业务名称)事先告知书;
7.停止上海市(社会救助业务名称)通知书(存根);
8.上海市(社会救助业务名称)资金变更通知书(存根);
9.上海市(社会救助业务名称)初审情况公示照片;
10.上海市(社会救助业务名称)入户调查表;
11.上海市(社会救助业务名称)动态管理告知单;
12.上海市(社会救助业务名称)动态管理家庭状况变化情况申报表;
13.上海市(社会救助业务名称)动态管理情况表(工作人员填写);
14.送达回证;
15.户口簿或身份证等身份证明;
需进一步调查核实可能需要对象提交的材料:
16.学生证或学籍卡;
17.结婚证明;
18.离婚协议书或离婚判决书;
19.丧失劳动能力证明;
20.大重病证明;
21.残疾证明;
22.就业年龄段失无业人员接受就业服务承诺书或就业双向承诺书;
23.关于个人或家庭收入、财产的其他证明材料;
24.救助对象迁移证明;
25.审核确认需要提交的其他材料。
(二)归档时间和保管期限
当年形成的日常管理类档案由各镇(街道)社区事务受理服务中心归档并在次年6月底前向镇人民政府、街道办事处档案部门移交。审批类档案应在办理完毕后10日内收集、整理,由各镇(街道)社区事务受理服务中心归档保管,救助业务终止3年后向镇人民政府、街道办事处档案部门移交,由镇人民政府、街道办事处档案部门继续保管至救助业务终止后10年为止。会计档案由镇人民政府、街道办事处会计部门保管1年后向本单位档案部门归档。
日常管理类档案的保管期限由镇人民政府、街道办事处档案部门根据归档文件材料的重要程度和保存价值,参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》执行。日常管理类档案的保管期限分为永久和定期两种,定期分为30年、10年。
审批类档案除不予救助的通知书、存根等材料保管期限为6个月外,均自低保终止之日起保管10年。
救助资金的预算、决算、划拨的原始凭证、账簿、财务报表等材料归入会计档案,保管期限为30年。会计档案的保管期限从会计年度结束后的第一天算起。
三、保管要求
镇人民政府、街道办事处、镇(街道)社区事务受理服务中心应为档案保管提供必要的条件,采取必要的保管和保护措施,不断完善档案保管条件。按照档案管理的要求配备档案库房和必需的档案设施、设备,确保救助档案的安全。档案库房须符合防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等“八防”要求,存放音像档案、光盘须配备防磁柜,存放库房要有铁柜或者密集架。
救助档案保管期满后应及时进行鉴定。鉴定工作由镇人民政府、街道办事处档案工作负责人主持,会同镇人民政府、街道办事处档案部门工作人员、民政部门负责人及工作人员、各镇(街道)社区事务受理服务中心负责人及工作人员,以及上级民政部门档案人员组成鉴定组,定期对保管期满的救助档案进行鉴定,并提出处理意见。对确无继续保存价值的低保档案,应登记造册,经本单位主要负责人批准并报上级民政部门备案后按照国家有关规定销毁。销毁报告及销毁清册归入全宗卷保存。
救助档案保管期满后经鉴定,仍具有保存价值和典型意义的档案材料由区档案馆按适当比例抽样接收进馆。
镇人民政府、街道办事处档案部门、民政部门及各镇(街道)社区事务受理服务中心对救助档案收进、移出、利用、销毁等情况要及时登记,建立统计制度。
各镇人民政府、街道办事处民政部门应建立救助查阅利用制度,明确借用权限和程序。利用归还后,应及时归入档案室。个人凭本人有效身份证件可查阅本人救助档案信息;救助对象所在单位凭单位介绍信和经办人有效身份证件,可查阅本单位救助对象的档案或信息;上级机关、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作需要或办案需要,凭单位介绍信和经办人有效身份证件,可查阅救助档案或信息。查阅者须严格遵守保密制度和查档规定,尊重救助对象的隐私权,不得泄露和擅自公布档案内容。
救助档案不得出卖或用作其他用途,严禁擅自销毁。对需销毁的档案应逐件进行鉴定并编制销毁清册,指定专人指定地点销毁。销毁清册应归档永久保存。
四、建档操作方式
审批类档案按照“SP-区代号-镇(街道)代号-村(居)委会代号-档案卷顺序号”编制档号(见附件一),按建档时间先后顺序排列,并编制档案目录(见附件二),填写档案卷(盒)内备考表(见附件三)。区、镇(街道)、村(居)委会代号一般为2位数字。
日常管理类档案按文书档案的整理方法进行整理,一般以“件”为保管单位,按问题(事由)结合时间进行整理、装订,按年度-保管期限编制顺序号。
审批类档案以“卷”为保管单位,一户一卷(见附件四)。袋内文件材料按件装订,按件编制目录,在首页正面右上角编写件号,按照归档范围条款的顺序排列,即办即归。复审材料应归入审批类档案。历次复审材料如无变化,可仅保留最近一次复审材料;如有变化,应将发生变化的材料与变化记录一并补充归档。
救助对象终止救助后再次给予救助保障所形成的档案应重新装袋整理、编号,并在档案目录的“备注”栏中标注前次救助档案袋号。
救助对象办理转移手续的同时办理“审批类”档案转移手续。转出部门不得扣留档案原件。档案的转递必须通过机要部门或从事救助工作的专职人员递送,不得交本人或其他人员携带。接收部门收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章。转入的救助档案可根据接收部门实际情况重新编号,并在档案目录的“备注”栏中标注前次救助档案卷(盒)号。
五、工作要求
(一)加强领导,高度重视
各镇人民政府、街道办事处民政部门应将救助档案管理纳入年度工作计划和议事日程,切实解决工作中存在的实际问题,将救助档案作为专业档案进行日常管理。
(二)严格归档,集中管理
反映最低生活保障等救助工作活动且具有查考利用价值的文件材料,均应按规定由工作人员收集齐全,整理归档,集中管理,任何人不得据有或拒绝归档。
(三)规格规范,妥善保存
归档的文件材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整,真实反映情况。载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
六、其他
本区特困供养、重残无业、临时救助、支出型贫困生活救助等其他救助类档案可参照本办法执行。
青浦区民政局
2023年3月16日