关于印发《青浦区国资委内部相关业务简易流程》的通知
QC330300020240008
主动公开
青国资委〔2024〕16号
上海市青浦区国有资产管理委员会
2024.03.28
为进一步加强本单位内部管理,推动内部制度的有效执行,方便各科室、中心(以下简称各科室)掌握和操作,委行政办公室结合实际对各科室常用的业务流程进行了梳理,并简要进行说明,请各科室认真组织学习,熟悉掌握制度,切实履行相应职责,不断提高本委内部管理水平。
一、公文办理
1.公文阅办。所有外来(包括政务信息平台)公文,由行政办公室统一接收或签收,各类外部会议文件应及时交行政办公室处理,由行政办公室填写公文阅办单(附件1)。登记后的文件,属阅件的,由行政办公室以OA系统或书面形式分送委领导和各有关科室传阅,文件阅后及时送回行政办公室,不得横传;属办件的,先送交主任阅批,再转送分管领导,最后转发对口科室办理(急件可在领导阅批时同时转办理科室)。对有办结时间要求的办件,要在规定的时限内办理完毕,到期未能办完的,要主动向有关部门说明情况,请求延缓期限,并将延缓办理的情况通报有关领导及行政办公室。各科室办理结束的文件,要随时将来文、复文(包括领导签发的底稿、批示等材料)进行清理后交行政办公室,由行政办公室做好立卷归档工作。
2.公文制发。制发上行文、下行文中的请示、报告、批复以及综合性、规范性文件等,由各科室拟稿,行政办公室对拟稿件文字表述及行文格式进行审核后,报分管领导核稿,主任审批签发(其中下行文中区管企业资金拨付事项的批复,由主任或主任授权的分管领导签发);下行文和平行文中的通知、函、会议纪要等由各科室拟稿,行政办公室核稿,主任或由主任授权的分管领导签发。凡以区国资委为主联合行文和跨部门会签的文稿,须按本委办文程序核签。
3.制发公文保密审核。由主任或主任授权的行政办公室主任签发。
4.政务信息平台征求意见等事项办理。由行政办公室统一接收或签收后,转交至责任科室。由各责任科室提出办理意见,填写办文审定单(附件2),经分管领导审核后报行政办公室。行政办公室统一报主要领导审核,审核同意后由科室反馈。涉及委多个科室办理的,由责任科室牵头汇总。
5.信息报送及发布。党委办公室负责区委、党务信息,行政办公室负责行政、官网、微信信息。各科室撰写信息,分管领导审核后,报党委办公室或行政办公室发布。官网、微信信息保密审核,填写《信息发布保密审查表》(附件3),主任或由主任授权的行政办公室主任签发。
二、公章管理
1.委行政公章、委主任章、机关财务印鉴章和各部门(除党委办公室)专用印鉴由行政办公室明确专人保管;委党委(含党群)印鉴,由党委办公室明确专人保管。一般不得携带外出使用。如遇特殊情况,确需携带公章外出,必须经过委主要领导批准,并办理相应的登记手续。
2.各部门使用公章,必须经主要领导或分管领导签字批准后,由公章管理人员代行盖章,其他人员一律不得自行盖章。公章管理人员应严格履行登记手续,如因公章使用不当而造成不良后果的,应追究有关人员的责任。
3.以单位名义行文的请示、通知、批复、函等各类公文用印,经办人需提交由委主要领导或分管领导签发的拟稿纸,公章保管人员凭签名拟稿纸发文数用印。以各科室名义出具的各种资料用印,由各科室填写《青浦区国资委公章审批单》(附件4),凭审批单到行政办公室用印。
4.实行用印登记制度。所有用印的票据、文书、资料、账册、表格等,均由公章保管员登记备查,并由经办人签字。
三、内部控制规范
(一)职责分工
单位负责人对本委的内部控制负责,分管领导对各自分管部门的内部控制负责。委领导班子是单位重大事项的决策机构。
本委内部控制工作由行政办公室牵头,党委办公室为内部控制工作成员部门,委各科室为内部控制制度具体落实执行部门。
1.行政办公室:负责牵头建立本委内部控制体系,研究制定各项内部控制管理制度,组织协调委内部控制日常工作。行政办公室为委预算管理(属于产权科职责范围的由产权科管理)、经费报销、财务管理、资产管理等业务的归口管理部门。负责研究制定内部监督管理制度,对内部控制的建立和执行情况组织实施检查,提出改进意见或建议,及时督促整改落实。
2.党委办公室:参与本委内部控制体系建设,对涉及干部违规违纪行为的,按照有关规定进行处理。党委办公室和综合管理科为委人员经费审核和人员培训业务的归口管理部门。
3.各科室:各科室配合行政办公室认真执行内部控制管理制度,落实相关工作要求。
(二)相关内控制度简化业务流程及说明
1.预算编制
(1)预算编制:编制下年度项目支出预算时,各科室根据实际业务需求,分项目填报《青浦区国资委项目支出预算申报表》(附件5),提供申请依据、合理预测资金需求、细化到三级明细,并同步编制《青浦区国资委项目绩效目标申报表》(附件6),与预算申报表同步交委分管领导审核,同意后交委行政办公室。行政办公室汇总形成本委基本支出和项目支出预算初稿,提交委党委会和行政班子会议审议,经委班子对全委预算进行平衡,形成本委部门预算。
(2)预算调整:年度预算执行中确需进行预算调整的,由相关科室提出申请,并提供调整依据、年初预算未安排原因以及资金测算依据等明细材料,依次报分管领导、行政办公室、委班子会议审核同意后,方可提交财政部门按规定程序办理。
2.收支管理
(1)支出审批。除银行代扣支出和工资、社保外,其他所有经费支出均须办理支出审批手续。
(2)事前审批。大额度资金使用,单笔支出大于(等于)1万元的预算资金,由行政班子会集体决策后审批;单笔支出大于(等于)5万元的预算资金,须经党委会审议通过,应由委班子会议集体决策后审批。公务接待活动需用餐须办理事前审批手续,填制《青浦区国资委用餐申请表》(附件7),由行政办公室审核并经行政办公室分管领导审批。
(3)支出审批。经费支出原则上应在费用发生后的7个工作日内办理报销手续。由报销人和科室负责人签字确认,并将原始票据等报销凭证粘贴整齐后,填写《青浦区国资委经费支出单》(附件8),交由科室分管领导审核同意后,连同事前审批单(如属事前审批业务)交行政办公室初审,经行政办公室分管领导或主要领导审批。
3.固定资产管理
(1)资产配置。各科室在下年度预算编制时,填列《青浦区国资委固定资产购置申请表》(附件9),经科室分管领导审批同意后,报行政办公室审核汇总,再报委班子会议集体决策审批。
(2)资产领用。各科室领用固定资产时,填制《青浦国资委固定资产领用登记表》(附件10),一式三联,第一联交行政办公室(资产管理员)用于登记固定资产实物账,第二联交行政办公室(财务)用于登记固定资产账务账,第三联由领用科室资产管理员登记科室台账。
(3)资产使用。各科室应指定专人负责固定资产管理,科室资产管理员应认真登记固定资产科室台账,根据行政办公室的统一安排定期开展(每年不少于一次)本科室的固定资产清查盘点工作,做到账、卡、物相符。固定资产维修由使用科室提出申请,行政办公室(涉及电脑和打印设备等)按照固定资产的实际情况落实维修。
(4)资产处置。固定资产处置应严格履行审批程序,未履行审批手续的,不得处置。达到报废条件的固定资产,使用科室应填写《青浦区国资委固定资产报废申请表》(附件11),由行政办公室提出处置意见,报经主要领导审批。
4.合同管理
(1)职责分工。各科室对本科室订立的合同负责,具体负责合同订立的策划、调查、谈判、文本拟定、初审以及后续监督合同履行等工作。行政办公室负责合同订立的法律性审核。
(2)比价制度。除实行政府采购外的采购预算金额大于(等于)5万元的采购行为须实行比价制度,即采购项目要有不少于三家的供应商参与比价。各业务科室根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低为原则确定成交供应商,并将比价过程中的相关资料妥善保存。
(3)合同订立。对外发生经济行为,除金额小于2万元、分批采购集中付款的零星办公用品采购、即时结清且取得支付凭证的行为外,均应当订立书面合同。各科室根据工作职能,负责与本部门相关业务合同的订立事项。签订的各类经济合同须分管领导审核,再报主要领导审核。订立合同必须由主要领导签字或主要领导授权的分管领导签字并加盖公章方能生效。合同解除或合同条款的变更须依照合同订立的流程,经分管领导和主管领导审核通过方可。
(4)合同保管。审核并经领导批示的合同原件由行政办公室负责保管,复印件分发至合同申请科室或中心留存。政府采购招投标合同由相关业务科室保管。
附件:1.公文阅办单
2.办文审定单
3.信息发布保密审查表
4.青浦区国资委公章使用审批单
5.青浦区国资委项目支出预算申报表
6.青浦区国资委项目绩效目标申报表
7.青浦区国资委用餐申请表
8.青浦区国资委经费支出单
9.青浦区国资委固定资产购置申请表
10.青浦区国资委固定资产领用登记表
11.青浦区国资委固定资产报废申请表
上海市青浦区国有资产监督管理委员会
2024年3月28日